Para
la adecuada organización de los documentos es necesario tener en cuenta un
aspecto fundamental llamado el ciclo vital de documento, estaremos
profundizando continuación:
CREACIÓN
CREACIÓN
1 La
creación del documento y su trámite: es necesario precisar que el documento debe
contar con características técnicas para su adecuada gestión.
A continuación veremos
una carta en estilo bloque extremo
La carta cuenta con características como:
- - Consecutivo
- - Fecha
datos del destinatario
- - Un
contenido
- - Firma
- - Nombre e quien la elaboro
-
Estos datos permiten una adecuada gestión del
documento además de contener la gramática adecuada y tratamiento cortes para la
elaboración de documentos comerciales
Guía técnica para elaboración de documentos comerciales: http://atencionalclliente.blogspot.com/2012/10/normas-la-elaboracion-comerciales-pude.html
Guía técnica para elaboración de documentos comerciales: http://atencionalclliente.blogspot.com/2012/10/normas-la-elaboracion-comerciales-pude.html
TRAMITE
Los documentos deben contener dichos datos ya
que después de su creación y dependiendo su destinación deben ser registrados
en planillas de e registro y control de correspondencia como las siguientes:
2. ORGANIZACIÓN
- -El
archivo de gestión: donde se archivan los documentos que se están utilizando en
una labor continua. Cartas, actas y formatos entre otros, allí pueden reposar
entre uno o dos años.
- -El
archivo central: allí se depositan los documentos que tiene consulta pero no
tan frecuente como el archivo de gestión
- -El
archivo histórico donde se almacenan los documentos que tiene una importancia simbólica,
documentos históricos como: actas de primeras conciliatorias, escrituras y
documentos de valor único que podrían a llegar hacer parte del patrimonio institucional o nacional.
CONTROL
Para
el control de los documentos y por ende de los archivos es necesario tener en
cuenta:
-Tablas de retención documental: donde se
estipula el tiempo que debe durar los documentos en cada una de sus fases.
Aplicación de las tablas de retención: http://www.youtube.com/watch?v=XVhJ2Lo0eNE
-Tablas de valoración documental: son
implementadas en los archivos centrales e históricos ya que destinan los
documentos a su disposición final teniendo en cuenta que ya hayan cursado el
tiempo predestinado por la tabla de retención documental documental.
Aplicación de las tablas de valoración:
CONVERSACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Definición
Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos.
Conservación:
Ambigüedades Terminológica
El término
conservación, en el ámbito de los archivos y bibliotecas, hace referencia a
todas aquellas medidas destinadas a proteger adecuadamente los documentos, con
el fin de prolongar su utilización en condiciones óptimas durante el mayor
tiempo posible.
Existen dos
corrientes diferentes sobre la disciplina de la Conservación. La anglosajona,
que a su vez se divide en otras dos disciplinas, la denominada Preservación,
que determina las medidas preventivas de permanencia y durabilidad de los
documentos, y la Conservación, que determina las medidas a tomar para la
restauración de los documentos deteriorados. Y la latina, en la que se
contempla una única disciplina llamada Conservación, de la que forman parte la
Preservación y la Restauración. La primera, también denominada Conservación
Preventiva, se ocupa de la prevención del deterioro de los documentos y la
segunda de la reparación y recuperación funcional de los documentos
deteriorados.
El papel de
la Conservación como disciplina que agrupa, desde el punto de vista de la
corriente latina, a la Preservación y a la Restauración, ha ido aumentando
debido a la conciencia social y académica de la importancia de dotar a las
nuevas generaciones de conocimientos teóricos y prácticos sobre la conservación
de los documentos.
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Términos y Definiciones
Acervo: Es una colección o conjunto de
colecciones de un individuo o institución, o un fondo o un grupo de registros o
un conjunto de ellos que forman un archivo.
Las instituciones con acervos son las bibliotecas, archivos, instituciones
educativas, históricas, religiosas, museos, órganos
de gobierno y centros culturales. Colección: Es un conjunto de documentos
seleccionados individualmente. Conservación curativa: Puede definirse como una
acción sobre los efectos de la degradación. La intervención es directa y
obligatoria sobre una colección o el objeto de la colección cuya integridad
está amenazada.
Su importancia:http://www.archivonorma.com/news/showByTitle/title/Importancia-del-documento/src/lostPassword.php
Preservación: Comprende todas las
actividades económicas y administrativas que incluyen el depósito y la
instalación de los materiales, la formación del personal, los planes de acción,
los métodos y técnicas referentes a la preservación de los materiales de
archivos y bibliotecas y a la información contenida en ellos. En otras
palabras, organización y programación de todos los aspectos y actividades
relacionadas con la conservación de las colecciones en el sentido más amplio.
Restauración: Comprende las técnicas y
conocimientos utilizados por el personal especializado, responsable de reparar
los daños causados por el uso, el tiempo y otros factores en los materiales de
archivos y bibliotecas.
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Observemos el siguiente enlace, donde se aprecia con claridad la labor de restauración de documentos: http://www.youtube.com/watch?v=5AHd8oKc_Hk
Medios de Almacenamiento y Conservación
§
Microforma:
Es básicamente una técnica fotográfica aplicada a la Reducción de los
documentos. Ventajas de este soporte: Ahorro de espacio. Ahorro de elementos de
archivo: armarios, estanterías, carpetas. Establece mecanismos de seguridad
contra la pérdida de la información. Facilita la duplicación y permite una
distribución homogénea. Almacena información a gran velocidad. Es material
resistente al paso del tiempo (100 años o más) en condiciones de
almacenamientos ideales. Acceso rápido y consulta ágil. Facilidad de
distribución.
Da un vistaso al link mira como funciona: http://www.youtube.com/watch?v=4hXeCd_XQGQ
§
Microfilm:
Es una lámina de emulsión gelatinosa sobre un soporte transparente y flexible
que sustenta micronométricas partículas de Nitrato de
plata, protegida por una fina lámina permeable de material
transparente. Se presenta en forma de película.
Este formato se utiliza para conservar originales difíciles o de gran tamaño,
como periódicos, manuscritosantiguos, planos. Es el formato más usual en
archivos y hemerotecas.
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Da un clic y da un vistazo para saber como se implementa esta herramienta tecnológica: http://www.youtube.com/watch?v=TgDiXs5g93c
§
Microficha:
Es una lámina de película de dimensiones normalizadas, en donde se imprimen,
por medio de una cámara microfilmadora adecuada, las imágenes de los
documentos. Entre sus ventajas está: reducción del espacio, servicio rápido
para el usuario, posibilidad de crear copias, permite la reproducción rápida en
papel, entre otras.
Observa como se implementa esta herramienta: http://www.youtube.com/watch?v=Z4iLDyWepuU
§
Cintas de
Video: El videotape es un medio todo electrónico, a diferencia de la película,
que está formada por una serie de fotografías fijas
que son evidentes a la visión, el videotape no revela nada al ojo humano. El
mismo hay que rastrearlo electrónicamente y traducir su señal en sombras de luz
y oscuridad en una pantalla de televisión.
§
Disco Óptico:
Se trata de un medio eficiente para almacenar información de tipo digital, que
consiste en un disco metálico sobre cuya superficie se puede grabar y leer
puntos, utilizando para ello un Rayo láser.
Con el objeto de proteger esta superficie se utiliza una capa plástica
transparente y en algunos casos, una cubierta tipo cartucho.
§
Discos
Compactos: Conocido también por CD- ROM, permiten presentar en un único
soporte, información textual y no textual (imagen)
y (sonido)
gracias a la técnica de la digitalización. Está especialmente indicado para
publicaciones bien estructuradas, como son las Bases de datos,
Bibliografías y Obras de consulta y referencia. Actualmente es un soporte muy
utilizado por las grandes bibliotecas para almacenar su información en las que
se registran sus propias bases de datos.
Factores que Inciden en la Conservación de Documentos
Medio Ambiente y Almacenamiento
El Medio
ambiente y los métodos de almacenamiento ejercen una gran
influencia en la preservación de documentos. Las condiciones de descuido,
desorganización y amontonamiento, producen daños a las colecciones, por lo que
el control ambiental y las buenas condiciones de almacenamiento constituyen la
primera de todas las medidas preventivas.
La primera medida, cuando los
documentos se reciben en el área de admisión y registro, es revisarlos, para
comprobar su estado físico -buen estado o en estado de contaminación y
deterioro.
En caso que los documentos se
encuentren en buen estado, se procede al procesamiento analítico sintético de
la información (PAS), por el personal del área de procesamiento. Si los
documentos están en mal estado, se debe analizar el tipo de daño que muestran.
Los daños pueden producirse por la acción de:
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§
Humedad
§
Insectos
§
Hongos
§
Roedores
§
Microorganismos
§
Bacterias
§
La
incorrecta manipulación
Temperatura: La temperatura es
la medida de una propiedad física que, en sí misma, no puede causar daños
directos a los materiales. El daño a los objetos se produce por la exposición a
temperaturas incorrectas, que pueden clasificarse en tres categorías
diferentes:
§
Temperatura
demasiado alta: produce tasas aceleradas de deterioro en compuestos
químicamente inestables.
§
Temperatura
baja: puede hacer que ciertos materiales se tornen quebradizos.
§
Temperatura
que fluctúa: puede hacer que ciertos materiales se fracturen o se deslaminen.
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La temperatura puede ser un factor
determinante en la extensión de la vida útil de los objetos inestables como
películas fotográficas o papeles ácidos. Mientras más alta es la temperatura,
más rápido es el deterioro de las colecciones, "cuanto más baja la
temperatura, más larga es la vida". Cada paso que se dé para mejor
MARCO LEGAL
También es necesario que tengas en cuenta el
órgano rector de archivos en nuestro país y vistes la página del Archivo
General de la Nación donde se especifican las normas técnicas legales vigentes
para organización de archivos, es de tener en cuenta que el Archivo General de
la Nación cuenta con el respaldo legal para ejercer control y aplicar sanciones
a entidades que no cumplan con las disposiciones legales vigentes.
También podemos
resaltar organismos internacionales que tienen esta misma función con el consejo
internacional de archivos:
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Norma internacional de descripción archivística:
ACTIVIDAD
EVIDENCIAS DE CONOCIMIENTO
Lea y revise con atención el material
dispuesto en el blog.
1. Tenga en cuenta las normas técnicas para
elaboración de documentos y elabore una carta con tema libre.
2. Construya un documento donde
especifique los pasos para organizar un fondo acumulado y defina con sus
propias palabras:
-
Archivo
de gestión
-
Archivo
central
-
Archivo
histórico
3. Señale las ventajas y beneficios que trae
consigo la adecuada organización de los archivos.
5. Cuál es el órgano rector a nivel archivístico
en nuestro país, haga una breve descripción de su función.
Finalizada la actividad envíela al
correo: darodriguez960@misena.edu.co
INFORMACIÓN DE INTERÉS
Estimados estudiantes sabían
que las instituciones de formación técnica y tecnológica y profesional han
diseñado programas de formación en respuesta a la gran demanda del sector
empresarial en recurso humano capacitado en: Técnico en Auxiliar de Archivo, Tecnólogos
en Administración y Gestión Documental y Profesionales en Ciencias de la
Información y la Documentación.
Chequea los siguientes
links:
-Tecnólogos SENA:
-Profesionales en Ciencias de
la Información y la Documentación: http://puj-portal.javeriana.edu.co/portal/page/portal/Facultad%20de%20Comunicacion/pre_car3_presentacion
Es necesario señalar que las
oportunidades laborales para las personas capacitadas en la archivística en todos
los niveles educativos, cuentan con gran oportunidad laboral teniendo en cuenta
que hay muy pocas personas que seleccionan esta importante carrera como su profesión
y desconocen el nuevo enfoque de la información y documentación como fuente de
conocimiento.
Conoce el de las Ciencias de la Información y la Documentación, visita los siguientes links:
